TL;DR
Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen resmi yang wajib dibawa kurir saat mengirim barang, berfungsi sebagai bukti pengiriman dan pencatatan stok. Dokumen ini biasanya dibuat rangkap tiga (putih untuk pengirim, merah untuk penerima, kuning untuk arsip). Anda bisa membuatnya dengan mudah di Microsoft Word menggunakan format tabel sederhana.
Setiap kali barang dikirim dari gudang ke pelanggan atau antar cabang perusahaan, ada satu dokumen yang tidak boleh tertinggal: surat jalan. Tanpa dokumen ini, proses serah terima barang tidak punya bukti sah, dan pencatatan stok bisa kacau. Bagi Anda yang mencari contoh surat jalan pengiriman barang Word yang langsung bisa dipakai, artikel ini membahas format, komponen wajib, dan cara membuatnya dari nol.
Apa Itu Surat Jalan Pengiriman Barang?
Surat jalan adalah dokumen resmi yang menyertai pengiriman barang dari pengirim ke penerima. Menurut CIMB Niaga, surat jalan berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirimkan, sekaligus menjadi dasar pencatatan pergerakan stok dalam pembukuan perusahaan.
Menurut Accurate, surat jalan berbeda dari invoice atau faktur. Surat jalan hanya mencantumkan rincian barang yang dikirim tanpa nilai transaksi, sedangkan invoice memuat harga dan jumlah yang harus dibayar. Keduanya saling melengkapi dalam proses distribusi barang.
Fungsi Surat Jalan dalam Bisnis
Surat jalan bukan sekadar formalitas administrasi. Ada beberapa fungsi penting yang membuatnya wajib ada di setiap pengiriman:
- Bukti pengiriman resmi: Menjadi bukti bahwa barang sudah dikirim dari pengirim dan diterima oleh pihak penerima.
- Kontrol stok: Mempermudah pencatatan barang yang keluar dari gudang sehingga data inventaris tetap akurat.
- Dasar penagihan: Lembar pertama surat jalan biasanya dikembalikan ke pengirim sebagai dasar pembuatan invoice.
- Bukti hukum: Jika terjadi sengketa terkait pengiriman, surat jalan bisa menjadi bukti pendukung yang sah.
- Pemeriksaan di jalan: Kurir yang membawa barang dalam jumlah besar sering diminta menunjukkan surat jalan saat pemeriksaan di pos penjagaan atau gerbang tol.
Komponen Wajib Surat Jalan
Agar surat jalan Anda sah dan lengkap, pastikan komponen berikut tercantum:
- Kop surat perusahaan: Nama, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan pengirim.
- Nomor surat jalan: Nomor unik untuk memudahkan pelacakan dan pengarsipan. Biasanya berformat kombinasi huruf dan angka, misalnya SJ/2026/IV/001.
- Tanggal pengiriman: Tanggal surat dibuat atau barang dikirim.
- Data pengirim dan penerima: Nama perusahaan atau individu, alamat lengkap, dan nomor kontak.
- Rincian barang: Nama barang, jumlah, satuan, dan keterangan tambahan jika diperlukan.
- Nomor PO atau referensi: Jika pengiriman berdasarkan purchase order, cantumkan nomor PO-nya.
- Kolom tanda tangan: Minimal tiga kolom untuk pengirim, kurir, dan penerima.
Baca juga: SIPAFI Sumedang Utara: Panduan Lengkap untuk Anggota PAFI
Sistem Rangkap Tiga Surat Jalan
Menurut SPIL, surat jalan umumnya dicetak rangkap tiga dengan warna berbeda yang masing-masing punya fungsi:
- Lembar putih (rangkap 1): Dikembalikan ke pengirim setelah ditandatangani penerima. Menjadi dasar pembuatan invoice.
- Lembar merah (rangkap 2): Disimpan oleh penerima barang sebagai bukti penerimaan.
- Lembar kuning (rangkap 3): Disimpan sebagai arsip internal perusahaan untuk keperluan audit.
Sistem rangkap ini memastikan ketiga pihak (pengirim, penerima, dan arsip perusahaan) punya salinan dokumen yang sama. Jika salah satu lembar hilang, masih ada dua lembar lain sebagai cadangan.
Cara Membuat Surat Jalan di Microsoft Word
Membuat surat jalan di Word tidak rumit. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru dengan orientasi portrait (A4).
- Atur margin: atas dan bawah 2 cm, kiri 2,5 cm, kanan 2 cm.
- Masukkan kop surat perusahaan di bagian atas. Tambahkan logo jika ada.
- Tulis judul “SURAT JALAN” di tengah, cetak tebal, ukuran font 14-16 pt.
- Tambahkan baris untuk nomor surat, tanggal, dan tujuan pengiriman.
- Buat tabel untuk rincian barang dengan kolom: No, Nama Barang, Jumlah, Satuan, dan Keterangan.
- Tambahkan kolom tanda tangan di bagian bawah untuk pengirim, kurir/sopir, dan penerima.
- Simpan sebagai template (.dotx) agar bisa dipakai berulang kali tanpa perlu membuat ulang.
Format Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang
Berikut contoh format surat jalan sederhana yang bisa Anda adaptasi di Word:
| Komponen | Isi |
|---|---|
| Nomor Surat | SJ/2026/IV/001 |
| Tanggal | 1 April 2026 |
| Pengirim | PT Maju Bersama, Jl. Industri No. 10, Jakarta |
| Penerima | Toko Sejahtera, Jl. Raya Bandung No. 25, Bandung |
| No. PO | PO/2026/III/088 |
Untuk bagian rincian barang, buat tabel terpisah:
| No | Nama Barang | Jumlah | Satuan | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Minyak Goreng 2L | 50 | Karton | – |
| 2 | Gula Pasir 1kg | 30 | Karton | – |
| 3 | Tepung Terigu 1kg | 25 | Karton | Fragile |
Tips Agar Surat Jalan Tidak Bermasalah
Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat membuat surat jalan:
- Tidak mencantumkan nomor surat: Tanpa nomor, pelacakan pengiriman jadi sulit, terutama jika ada klaim atau retur barang.
- Rincian barang tidak detail: Tulis nama barang secara spesifik, bukan hanya “barang dagangan”. Jika ada varian (warna, ukuran), cantumkan juga.
- Kolom tanda tangan kosong: Pastikan kurir meminta tanda tangan penerima di lokasi. Surat jalan tanpa tanda tangan penerima tidak punya kekuatan sebagai bukti serah terima.
- Tidak menyimpan salinan: Simpan minimal satu salinan digital (scan atau foto) sebagai backup jika lembar fisik hilang atau rusak.
Dengan memahami format dan komponen yang benar, membuat contoh surat jalan pengiriman barang Word menjadi proses yang cepat dan minim kesalahan. Simpan template-nya sekali, dan Anda bisa menggunakannya untuk setiap pengiriman tanpa harus mulai dari awal.
FAQ
Apa perbedaan surat jalan dan delivery order?
Surat jalan dibuat oleh pengirim sebagai bukti pengiriman barang, sedangkan delivery order (DO) biasanya dikeluarkan oleh pembeli atau pihak yang memesan sebagai instruksi pengambilan atau pengiriman barang. Dalam praktiknya, banyak perusahaan menggunakan istilah keduanya secara bergantian.
Apakah surat jalan wajib untuk setiap pengiriman?
Secara hukum, surat jalan diperlukan terutama untuk pengiriman barang dalam jumlah besar atau antar kota. Dokumen ini juga bisa diminta saat pemeriksaan di pos penjagaan. Untuk pengiriman kecil antar individu lewat jasa ekspedisi, biasanya resi pengiriman sudah cukup.
Bisa membuat surat jalan selain di Word?
Tentu bisa. Anda juga bisa menggunakan Excel untuk format yang lebih terstruktur dengan kolom otomatis, Google Docs untuk kolaborasi online, atau software akuntansi seperti Accurate dan Jurnal yang sudah punya fitur pembuatan surat jalan terintegrasi.
Berapa rangkap surat jalan yang harus dicetak?
Standarnya tiga rangkap: lembar putih dikembalikan ke pengirim sebagai dasar invoice, lembar merah untuk penerima barang, dan lembar kuning disimpan sebagai arsip perusahaan. Beberapa perusahaan mencetak empat rangkap jika melibatkan pihak ketiga seperti ekspedisi.
